仇晓东

文件汇编是什么？可能第一次接触这类工作的朋友，会感觉到很陌生。其实文件汇编编制的目的就是为了查找、利用文件提供方便。它的实质就是将表述某一主题或某项工作的一批文件，按照一定的原则进行编排装订成册，它是办公室的日常管理工作之一。文件汇编必须履行正规的审批手续，汇编本制发的文件应经主管领导批准，不能随便乱编、滥发。汇编文件看似简单，随意。但其实编制起来，门道则是很多的。汇编文件不仅需要严谨认真的工作态度，还需要科学的工作方法。要想做好文件汇编工作，第一步是确定选题。选题是汇编文件所要反映的主题，是汇编文件目的具体体现。确定选题必须要遵循两个原则：一是符合本单位的实际需要和工作出发点，选取对本单位的业务工作具有指导方向的文件；二是以本单位保存的文件、档案材料为基础，认真进行编制工作。

文件汇编是将封面、目录、文件原件订在一起所形成的一本文件。在制作文件汇编工作中，目录所起到的作用是提纲挈领的。将每篇文件的标题设置成大纲级别，再利用插入目录功能，自动形成目录。这样形成的目录不仅格式美观大方，而且翻阅查找也是一目了然的。制作好文件汇编，会为以后工作的开展提供许多便利。随着办公自动化的不断推进，文件汇编将会制定出完整并且实用的文件材料归档范围和保管期限表，保证文件汇编的材料齐全性和完整性。

在对文件汇编的借阅中，一定要制定严格的借阅制度。如果遇到特殊情况，可以采取人性化服务的方式，做到急事特办。管理文件汇编的人员随叫随到，可以先提供文件，然后再办理借阅手续，做到科学规范管理。

文件的装订标准也是非常重要的。左侧装订，整齐牢固，不掉页；切口光洁，符合标准，数量准确。文件的裁切也要符合标准，误差不超过±1毫米；不歪不斜，四角成90°直角；书钉位置为两钉钉锯外订眼距书心上下各四分之一处，允许误差±4毫米。

通过这次文件汇编工作，可以使各类文件材料逐步达到内容完善、材料精炼、规格统一，利用方便的要求，加强文件汇编业务培训，不断使文件管理工作的标准化和科学化再上一个新台阶。